La Ville de Riedisheim recrute pour le 1er janvier 2024
UN(E) ASSISTANT(E) POUR LA DIRECTION GENERALE
(Poste à temps complet, 36 heures par semaine)
(Cadre d’emploi des adjoints administratifs ou des rédacteurs)
8ème Ville du Haut-Rhin, au cœur de l’attractivité de l’Agglomération Mulhousienne, Riedisheim est pleinement engagée dans une dynamique de projets conciliant urbanité et environnement.
Nature, culture, commerces, services, associations sont les marqueurs forts de Riedisheim, ville recherchée pour sa qualité de vie.
L’action des élus et l’implication quotidienne des 123 agents contribuent fortement à ce bien vivre ensemble.
La Ville se veut garante d’une démarche respectueuse de la qualité d’accueil du public et a obtenu le Label Charte Marianne.
La Ville recherche un ou une collaboratrice afin d’apporter une aide au Maire, au Directeur Général des Services et aux conseillers municipaux en termes d’organisation professionnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi ponctuel de dossiers.
Sous l’autorité du Directeur Général des Services, vos missions seront les suivantes :
Gestion de l’agenda et planification des rendez-vous
- Organisation de l’agenda et gestion des demandes de rendez-vous du Maire et du DGS
- Préparation des rendez-vous (association des services concernés et préparation des documents)
- Gestion des réponses aux invitations adressées au Maire et aux élus
- Etablissement d’une relation de confiance avec le Maire et le DGS
Accueil à la Direction Générale
- Accueil téléphonique et physique de la Direction Générale
- Veille à la qualité de l’accueil conformément aux objectifs du label et de la Charte Marianne
- Suppléance au service de l’accueil général de la mairie
Organisation et planification des réunions
- Préparation et diffusion d’ordres du jour de réunions en veillant au respect des délais
- Diffusion des comptes rendus des réunions et intégration dans la GED
- Tenue à jour d’un tableau de bord des décisions du Bureau Municipal
- Contrôle de la retranscription des débats du Conseil Municipal
- Suppléance à assurer pour la préparation et la diffusion des convocations du Conseil Municipal.
Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
- Rédaction de courriers
- Contrôle de la qualité des documents mis en signature du Maire par les services
- Suppléance pour l’intégration dans la GED du courrier entrant
- Suppléance pour la télétransmission des actes au contrôle de légalité pour l’ensemble de la collectivité
Soutien aux activités de la Direction Générale
- Assistance du Maire, des élus et du DGS dans leurs relations avec les autres collectivités
- Participation à l’organisation d’évènements
- Gestion des rencontres du Maire et des agents
- Gestion des cartes et des commandes pour les évènements familiaux des agents de la Ville
- Gestion des produits consommables de la DG
- Recueil des fiches de procédures en vigueur dans la collectivité
- Coordination des contributions au rapport annuel d’activité des services de la collectivité
- Pilotage de la démarche Marianne (coordination des auditeurs internes).
Engagement dans le cadre de la Charte Marianne pour l’accueil du public
- Garantir un service public de qualité
- Offrir une relation de proximité
- Accueillir le public avec humanité
- Implication éventuelle au sein des groupes de travail
Profil.
Organisé(e), méthodique, patient(e), réactif(ve), polyvalent(e), vous saurez faire preuve d’un très bon sens relationnel, de discrétion, de rigueur et de conscience professionnelle dans l’exécution des missions, et être disponible vis-à-vis du Maire, des élus et du DGS.
Qualités rédactionnelles et maîtrise des outils bureautiques
Formation souhaitée : titulaire d’un concours de la FPT ou d’un BTS d’assistante de direction ou d’une Licence Administration.
Formation complémentaire souhaitée : connaissance de l’organisation des collectivités
Expérience souhaitée : dans un poste similaire + forte capacité de réactivité et d’anticipation pour une bonne organisation
Informations complémentaires :
- Rémunération statutaire et primes (13ème mois, prime de vacances, régime indemnitaire)
- Fonctionnaire ou contractuel
- Temps complet sur horaire fixe sur 36 heures hebdomadaires avec RTT
Avantages
- Prise en charge de la moitié des frais de transport en commun (limitée au plafond légal)
- Participation aux cotisations mutuelle santé et prévoyance
- Amicale du personnel (billetterie, etc…)
Merci de transmettre votre candidature (CV + lettre de motivation) à l’attention de Monsieur le Maire de la Ville de 68400 RIEDISHEIM ou par courriel recrutement@riedisheim.fr et ceci avant le 17 décembre 2023.