Voici les pièces à joindre lors d’une demande d’attestation d’accueil :
Concernant le visiteur
Photocopie du passeport (les 2 premières pages avec numéro du passeport)
Nom et prénom
Date et lieu de naissance
Adresse complète
Concernant le demandeur
Identité :
Original et photocopie de la carte d’identité ou carte de séjour
Résidence :
Original et photocopie de la dernière quittance EDF ou GDF ou téléphone fixe
Pour les locataires : original et photocopie de la dernière quittance de loyer et du bail (avec précision de la surface en mètres carrés habitables)
Pour les locataires d’un bailleur social : fournir l’attestation précisant la surface habitable réelle
Pour les propriétaires : original et photocopie de l’acte de vente (photocopie 1ère page, parcelle, ares, signatures) + taxe foncière
Ressources :
Original et photocopie de la dernière fiche de salaire (contrat à durée indéterminée)
Pour les retraités : original et photocopie de l’attestation de la CRAV ou CARSAT et des caisses complémentaires
Pour les contrats à durée déterminée les intérimaires : original et photocopie des 3 dernières fiches de salaire + contrat
Pour les travailleurs indépendants : bilan comptable de l’entreprise établi par votre agent comptable + n° SIRET
Pour les demandeurs d’emploi percevant des allocations de la part de Pôle Emploi : fournir l’attestation d’ouverture des droits précisant la durée de l’indemnisation et le montant journalier
Timbres :
1 timbre fiscal de 30 € à acheter chez un buraliste ou en ligne sur timbres www.impots.gouv.fr
Attention : plus de timbre papier accepté à compter du 1er janvier 2019
Délai d’instruction : 3 semaines
Nous attirons votre attention sur le fait que, dans un souci d’efficacité et d’organisation, tout dossier incomplet ne pourra être réceptionné
Veuillez prendre rendez-vous en téléphonant au numéro suivant : 03 89 44 98 53
Question-réponse
Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?
Vérifié le 01 septembre 2021 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)
Une association doit conserver certains documents pour prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif (c'est-à-dire qu'elle n'est pas complète).
Les documents concernant la création de l'association doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association.
Il est conseillé de les garder de manière illimitée :
Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture)
Récépissé de la déclaration
Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)
Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
Statuts modifiés par ordre chronologique
Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique
À savoir
les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,...) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation. Toutefois, elles peuvent être conservées suite à accord exprès de leur part.
Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont à conserver au minimum 5 ans :
Convocations de l'assemblée générale
Feuilles d'émargement, pouvoirs
Procès-verbaux d'assemblée
Bilan d'activités
Rapports du commissaire aux comptes
Les documents financiers doivent être conservés au minimum 10 ans : comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives.
Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans.
Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d'impôt.
Durée de conservation en fonction du type de document
Type de document
Durée de conservation
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)
5 ans
Registre unique du personnel
5 ans à partir du départ du salarié
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...
5 ans
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires
3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation
1 an
Déclaration d'accident du travail auprès de la CPAM
5 ans
Durée de conservation en fonction du type de document
Type de document
Durée de conservation
Titres de propriété et actes de ventes
Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée.
Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer
Durée du contrat + 5 ans
Contrat d'assurance
Durée du contrat + 2 ans
Factures de gaz et d'électricité
2 ans
Factures d'eau
4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple)
2 ans si elle est assurée par une entreprise privée
Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet
1 an
La loi n'oblige pas les associations à verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.
Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un intérêt historique :
Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée.
Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.
